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COLUMN

経営に役立つコラム

税金

2021.01.28

会計事務所の毎月の仕事

会計事務所の毎月の仕事(記帳代行)

私たち税理士の一番の仕事は申告書を作成することです。その申告書を作成するためには貸借対照表と損益計算書を作成しなければなりません。その貸借対照表と損益計算書を作るために我々はお客様から資料をお預かり定期的に試算表を作成するということに一番時間多く時間を割く仕事です。試算表はお客様が作成しそれを確認するということもありますが、私たちは街の会計事務所なので私たちのお客様のうち約8割は私たちが記帳代行を請け負っています。私たちはそれほど多くの記帳代行報酬をいただくわけではありませんので、お客様には各種資料の受け渡しはシンプルにかつ合理的に整理していただくようお願いしています。

資料の回収

お客様に提出をお願いする資料は以下の通りです。お客様からは領収書など原本をお預かりさせていただき毎月クリアファイルに保存して決算が終わったら申告書と共にお客様にご返却させていただきます。

通帳コピー

毎月記帳してコピーをいただきます。取引件数がお客様はネットバンキングからCSVをダウンロードしていただいて納品をお願いしています。
通帳の確認をしているとよくあるのは「なにに使ったかわからない」というものです。ネット経由で振り込みすれば振込先が記帳されますが窓口など支払いすると支払先が記載されません。記載されていないと何に使ったかわからないため確認作業が入りお互い時間がかかります。よって振込時、通帳に相手先が記載されない取引があればすぐに通帳にメモしていただくようお願いしています。

現金払いの領収書

現金払いしたものは種類ごとに区分してクリップで留めていただきます。飲食代・消耗品費・通信費・租税公課・ガソリン代・駐車場代など。
領収書をいただく時にお客様にお願いしていることは現金払とカード払とをきちんと整理して現金払いしたものだけを資料として提出することです。カードで払ったものを現金で払った領収書と一緒に混ぜてしまうと、カード明細からの入力と二重に計上されてしまう可能性があり確認に時間がかかります。カード払の領収書が私たちに提出されなければ確認に時間もかからないので報酬も安くすみますし、時間がかかればその分報酬も高くなります。

カード明細

私たちの事務所ではクレジットカードを使って購入したものは領収書ではなく毎月カード会社から送付されてくるカード明細から入力します。そしてクレジットカード明細は提出時、何につかったかコメントを入れてもらいます。カード明細には例えばですがAmazonで購入したものはAmazonとしかでてこないからです。
明細の数が多い場合にはお互いの仕事を楽にするために種類ごとにクレジットカードを使い分けることを提案しています。例えばガソリン代です。小さい会社限定となりますが車両関係費限定のクレジットカードをつくれば毎月仕訳は1行ですみます。明細はネットで出力できます。お客様には支払時の領収書の保管をお願いします。

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